Avec les récents problèmes liés au Corona Virus, la méthode de travail à distance va être forcée de rentrer dans les moeurs.
Même si au début de cette année 2020 c’est approximativement un salarié sur trois qui a recours au télétravail, ce mode de travail met longtemps à être adopté et nombreux sont les patrons réticents à cette méthode.
J’entend beaucoup parler d’entraide entre les différents corps de métiers les plus touchés par cette crise, je voulais donc apporter ma pierre à l’édifice, ma petite contribution en partageant mes conseils sur ce format.
En effet je suis en télétravail depuis quelques années déjà, j’ai donc régulièrement changé mes habitudes, mes outils et mon espace de travail.
Votre espace de travail
Pour moi cela représente une des parties les plus importantes si ce n’est la plus importante. Vous devez avoir un espace de travail convenable, si possible clôt, pour votre activité.
Si possible un espace lumineux et avec peu de bruit. J’ai vécu les différents placements (Studio avec bureau dans la pièce unique, appartement avec une chambre et donc bureau dans le salon, et pour finir une pièce dédiée au télétravail) et je ne peux que vous recommander d’avoir votre propre pièce si vous en avez la possibilité.
Dans le cas où vous ne pouvez faire autrement qu'être dans la pièce de vie, je vous recommande vivement de vous procurer des boules Quies / écouteurs anti-bruit afin de limiter la perte de déconcentration. Je vous recommande également de vous mettre dos aux éléments de l'environnement susceptibles de vous déconcentrer, comme une télévision.
L'avantage d'une pièce unique est également de pouvoir vous organiser, d'installer vos documents nécessaires à la réalisation de votre travail, et de pouvoir avoir tout à portée de main. Essayez toutefois d'avoir un espace de travail simple et organisé, afin de mieux vous y retrouver durant votre journée bien remplie.
Restez occupé pour être plus productif
Votre rythme va changer, vous ne serez plus rythmé par les rendez-vous et les demandes directs, physiques, de vos collègues ou clients.
Vos tâches seront ainsi plus ordonnables, triables, ce sera à vous de créer votre propre rythme de travail.
Il est primordial d’avoir un emploi du temps bien rempli, d’être constamment occupé. Pensez donc à remplir votre agenda au quotidien, avant même de commencer votre journée.
Cette recommandation est notamment pour les entrepreneurs, dont leur chiffre d’affaires dépendant directement de leur productivité. Ils sont donc impactés par un manque de productivité, d’efficacité.
Les habitudes et les rituels
Gardez vos bonnes habitudes, notamment matinales, comme se préparer, préparer sa journée avec ses tâches à réaliser, définir ses horaires de travail, etc.
Le télétravail vous permettra dans créer de nouvelles également, du fait d’être dans votre logement, comme faire un peu d’exercice au petit matin ? Ou diminuer sa pause de midi pour finir plus tôt ? Bien boire car vous n’avez plus d’excuse vu que la cuisine n’est pas loin ?
Le changement d’habitude n’est pas évident, des études ont prouvés qu’il fallait en moyenne trois semaines pour que vos actions soient ancrée dans vos habitudes. Le télétravail n’est pas directement évidemment, il vous faudra du temps pour vous habituer. Ne mettez pas donc pas la barre trop haute dès le début pour tenir sur la durée. L’état actuel de la crise sanitaire laisse penser qu’on sera plus sur un marathon qu’un sprint malheureusement.
La routine quotidienne
On peut rapidement se dire qu’on est libre, qu’on peut faire les horaires que l’on veux et que dans tous les cas on sera plus productif.
Il est vrai que si vous avez besoin de sortir faire quelques courses ou promener le chien, rien ne vous en empêche.
Toutefois je vous recommande de vous fixer des horaires, et d’essayer de les respecter au maximum. Ainsi vous pourrez également les communiquer à vos proches et voir pour ne pas être déranger pendant cette plage horaire.
D’après différents études, on met entre 15 et 30 minutes après avoir été dérangé à se reconcentrer pleinement sur son sujet.
De même, si vous vous arrêtez régulièrement pour ranger un truc, arroser les plantes et lancer une lessive, le temps perdu sera en réalité bien plus long que le simple fait de tourner un bouton ou déplacer un objet.
D’où l’utilité d’un espace de travail pour éviter les distractions d’ailleurs …
De plus, une routine efficace c’est être assuré d’avancer chaque jour, ce qui est extrêmement gratifiant. C’est un vrai cercle vertueux dont on peut profiter sans trop d’effort, mis à part de la discipline.
La coupure avec le travail
Une chose importante est de savoir couper, même si pour certain le télétravail ne sera que temporaire suite à l’épidémie auquel nous faisons face, il est important de couper pour sa vie de famille.
Coupez donc vos téléphones, notamment votre téléphone fixe professionnel si votre employeur vous a demandé de l’avoir à votre domicile. Cela empêchera d’être tenté de répondre à votre responsable à 21h pour une tâche qui pourrait très probablement attendre le lendemain.
Pensez à couper mentalement surtout, le téléphone vous fait directement replonger dans le travail mais également le simple fait de vérifier vos emails de manière régulière. Les emails du soir peuvent surement attendre d'être lus le lendemain matin
Gérer sa réserve d'énergie
Je ne vais rien vous apprendre ici, votre efficacité est largement impactée par votre énergie disponible. Faire du sport améliore votre clarté et motivation, et libère de la dopamine, l’hormone du plaisir.
Pensez donc à faire de l’exercice, mais également à bien boire, quelques litres par jours, cela impactera donc directement votre productivité. Le confinement vous fait gagner beaucoup de temps de trajet, n’hésitez pas à le transformer en exercice.
Le multitâche récurrent
Je parlais juste avant du fait de perdre du temps à faire des tâches annexes, il est impératif de le limiter au maximum. Mieux vaut commencer sa journée par les tâches les plus fastidieuses, afin d’être sûr d’avoir passée une journée productive dès la fin de matinée.
A l’inverse, le télétravail permet de gagner du temps sur plusieurs points, comme des échanges entre collègues moins régulier et moins long, ainsi que des éventuelles interruptions évitées.
Rappellez vous donc bien qu'à la fin de votre journée, le multitasking peut être une perte en productivité importante.
Les bons outils
N’hésitez pas à prendre un moment pour mettre à jour vos outils, en essayer de nouveaux plus récents, je trouve qu’il y a rien de pire que de faire une tâche en beaucoup plus de temps que ce que l’on pourrait avec un bonne outils. C’est un réel gain en productivité.
Si vous êtes sous Mac n’hésitez pas à regarder en fin d’article la partie “Pour aller plus loin” si vous êtes intéressé d’essayer de nouveaux outils, avec quelques logiciels récents.
Votre équipement physique
L’équipement est primordial pour réaliser un bon télétravail. Une bonne chaise pour ne pas avoir de douleurs au dos (avec la bonne hauteur, coude à 90° et tête droite alignée avec le haut des écrans), deux écrans pour être plus efficace, un trackpad si vous aimez bien, etc. Récupérer un bon ordinateur du boulot peut être très pratique.
En tant que freelance, au fur et à mesure des années je me suis rendu compte que le matériel est primordiale et qu'il ne faut pas que je lésine dessus.
Je me suis donc équipé d'éléments donc je pourrais potentiellement me passer comme : Un disque dur de sauvegarde pour ne pas perdre de données si une panne survient, un ordinateur avec beaucoup de mémoire RAM pour pas qu'il est de lenteur, un disque dur SSD pour qu'il soit rapide, etc. C'est du temps gagner au quotidien.
Le contact social
J’ai travaillé un bon moment avec une personne à distance, les échanges étaient très solennels du fait que nous ne nous connaissions par vraiment, que nous ne nous étions jamais vu en réel.
Au bout de quelques mois, j’ai passé quelques jours aux locaux de ce client et rien qu’une rencontre en réelle à changer les choses, la manière de communiquer, une sorte de lien social s’est crée ce qui a grandement facilité les échanges depuis.
Même si le télétravail présente beaucoup d’avantages, le contact social est un de ces plus grands défauts. N’hésitez donc pas à interagir en visio si vous en avez l’occasion, et au moins à l’oral.
Pour moi, par ordre de clarté et pour éviter les problèmes de communication, je privilégie : (1) Visio, (2) Appel téléphonique, (3) Message direct, (4) Appel téléphonique de mauvaise qualité (à éviter !).
Pour tous ce qui nécessite d’être noté, les emails restent un excellent moyen de traçabilité. Même si il est n’est pas pratique à utiliser au quotidien (long pour échanger), ll est indispensable. N’hésitez pas à faire des mini comptes rendus d’échanges par mail, pour que tous le monde soit d’accord sur ce qui a été dit.
Les acronymes et leurs significations
De nouveaux acronymes risque de vous tomber dessus par mail, ceux spécifiques à votre corp de métier je ne pourrais vous aider mais en voici quelques uns génériques accompagnés de leur explication :
FTP
Grosso-modo, en informatique, les serveurs sont comme votre ordinateur à la maison. Qu’ils soient fait pour héberger un site internet, pour garder des documents (type Cloud), pour gérer des boites emails, ou n’importe quoi d’autre, il sera fait de la même manière.
Il aura un disque dur, un processeur, une carte mère, de la RAM, etc.
Un joueur de jeux-vidéos va privilégié une bonne carte graphique pour afficher les images du jeux, un serveur de gestion de fichier va avoir plusieurs disques dur avec beaucoup de stockage, tandis qu’un serveur web va avoir de la RAM pour répondre rapidement aux demandes.
Pour en revenir à l’acronyme “FTP”, cela représente un serveur (ordinateur) sur lequel vous allez devoir vous connecter à distance pour récupérer ou envoyer des fichiers pour votre travail.
Pour être plus précis, FTP signifie plutôt le mode de transfert, à savoir le “File Transfer Protocol” donc le protocole de communication de transfert de fichier.
Vous pouvez donc récupérer ou envoyer des dossiers / fichiers, comme vous le feriez sur votre propre ordinateur pour déplacer des documents d’un dossier à l’autre.
Il existe de nombreux logiciels pour effectuer ce type de manipulation, notamment FileZilla. C’est assez simple à l’utilisation, vous avez d’un côté (gauche) les documents de votre ordinateurs et de l’autre (droit) le dossier du serveur FTP. Un simple glissé-déposé permet d’envoyer ou recevoir un document.
SSH
Une connection via SSH représente une connection sécurisée vers un serveur, vers un autre ordinateur. Cela commence à être déjà plus spécifique et donc pour des professions directement liées à l’informatique. Le SSH est donc un protocole de communication sécurisé.
VPN
Un VPN est un Réseau Privé Virtuel, grosso-modo il change l’adresse de votre ordinateur pour en avoir une comme si vous êtiez au bureau. Cela permet notamment aux serveurs à vos locaux de vous reconnaitre et de vous laisser entrer :) Avec un logiciel vous permettant de vous connecter via VPN (Comme OpenVPN), en quelques clics votre ordinateur n’aura plus l’adresse IP de votre box (Format XXX.XXX.XXX.XXX) mais une adresse de vos bureaux.
Cette technologie est très largement utilisée pour sécurisé justement les documents et outils professionnels.
OS
Un OS est un système d’opération, comme Windows, Mac ou Linux. Certains logiciels de fonctionnes qu’avec un ou deux système d’opération. Par exemple la suite Microsoft Word / PowerPoint / Etc. a été développée pour justement Microsoft Windows.
Si vous faites du home office avec votre propre ordinateur mais que celui-ci est sur un autre OS que votre ordinateur au bureau, cela pourra potentiellement poser problème ou demandera au moins des adaptations pour les logiciels ou des équivalents.
Pour aller plus loin
Pour ceux qui souhaiterai par la même occasion adapter leur environnement sous MacOS, j’ai publié quelques vidéos pour présenter mes outils favoris sous cet OS sur ma nouvelle chaine Youtube créée récemment. Disponible ici.
N’hésitez pas également à m’envoyer un message si vous voulez plus d’informations ou des conseils sur un éventuels outil “générique" (productivité, calendrier, mail .. non spécifique à votre profession sinon je ne pourrais vous aider, mis à part si vous êtes dans le web évidemment :) ).